Na co zwrócić uwagę podczas wynajmowania wirtualnego biura?

Na co zwrócić uwagę podczas wynajmowania wirtualnego biura?

Zakładając firmę, musimy posiadać adres, na którym zostanie ona zarejestrowana. Nie każdy ma jednak możliwość lub finanse, by zarejestrować ją na adres fizyczny, więc rejestracja działalności może być problematyczna. Posiadanie fizycznego adresu nie jest jednak jedynym rozwiązaniem. Możemy zdecydować się na wirtualne biuro.

Czym jest wirtualne biuro? 

Wirtualne biuro to usługa, która polega na outsourcingu obsługi biurowej bez potrzeby fizycznego posiadania przedsiębiorstwa w miejscu o danym adresie. Takie rozwiązanie pozwala osobom wynajmującym na redukcję kosztów związanych z wynajmowaniem powierzchni biurowych oraz zatrudniania pracowników. W wirtualnym biurze możemy zarejestrować przedsiębiorstwo, dzięki czemu osoby, które pracują z domu lub pracują u klientów, nie muszą podawać adresu domowego.

Poza wynajmem adresu wirtualne biura zapewniają także:

  • Indywidualne numery telefonów
  • odbiór telefonów i korespondencji
  • przechowywanie dokumentów 
  • skrytkę pocztową
  • wsparcie księgowe, informatyczne
  • założenie rachunku firmowego

Jakie są zalety wirtualnego biura?

Największą i jedną z najczęściej wspominanych zalet wirtualnych biur jest ich prestiżowa lokalizacja. Większość z nich powstaje w centrach dużych miast, a to wpływa na pozytywny obraz firmy, która prowadzi działalność pod takim adresem. 

Wiele osób chwali sobie także to, że wiele e-biur posiada sale konferencyjne, z których możemy skorzystać, gdy potrzebujemy zorganizować spotkanie z klientami lub współpracownikami. Niektóre wirtualne biura pozwalają także na umieszczenie logo firmy, co sprawia, że klienci przychodzący pod dany adres wiedzą, że trafili do siedziby firmy. Wtedy recepcjonista przekazuje nasze dane kontaktowe oraz informuje nas o zaistniałej sytuacji.

Więcej zalet wirtualnego biura znajdziesz na stronie:

Na co zwrócić uwagę podczas wynajmowania wirtualnego biura? 

Zanim jednak zdecydujemy się na wynajem wirtualnego biura, musimy dokładnie sprawdzić firmę, która oferuje nam usługi. Istotne jest, byśmy mogli korzystać z wirtualnego biura przez dłuższy czas. Zmiana firmowego adresu to bowiem dodatkowe koszty powiązane z rejestracją w urzędach, ale także potrzeba poinformowania klientów o tego rodzaju zmianach. 

Należy zwrócić uwagę także na pracowników firmy, z którą podpiszemy umowę. To oni bowiem będą odpowiadać za nasze biuro. Chodzi tutaj o osoby, które będą odbierać korespondencje i telefony od naszych klientów. Jeśli będą oni przekazywać informacje z opóźnieniem może to mieć zły wpływ na naszą działalność i opinie klientów. 

Przed zawarciem umowy warto zapytać się o opinie aktualnych klientów, którzy korzystają z usługi danej firmy. Ich wrażenia i opinie dotyczące współpracy mogą rzucić nowe światło na usługę. Taka wiedza pozwoli nam uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i rozczarowań, które mogą mieć miejsce podczas korzystania z takiego rozwiązania.

Wirtualne biura to idealne rozwiązanie dla działalności jednoosobowych i małych firm. Mogą one ułatwić funkcjonowanie i zmniejszyć koszty. Nim jednak zdecydujemy się na takie rozwiązanie, trzeba dokładnie zapoznać się z rynkiem tego rodzaju usług.